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Bitácora de obra |
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Arquitecto Renato Perusquía del Cueto Resumen:
Por ser un instrumento
fundamental para satisfacer los requerimientos de calidad en la
construcción, la bitácora de obra no sólo debe existir, sino que
debe llevarse de manera tal que realmente sirva a sus fines. La
información que aquí se presenta, producto del saber y la
experiencia, constituye un aporte muy útil para quienes quieren hacer
bien las cosas. El
presente trabajo tiene por objeto despertar la el interés de los lectores
por la bitácora de obra. Esto, en atención a que la nueva legislación
de obras públicas considera por primera vez en su texto, además de la
obligatoriedad de su utilización, que ya existía, los procedimientos que
deben observarse para su operación, hecho trascendente que representa una
mejora importante en lo que se refiere al control de las obras.
El tenor de la exposición puede
parecer en ocasiones rudo y poco considerado con la forma que hasta ahora
prevalece para la administración y el control de las obras; sin embargo,
nos parece indispensable para mostrar las cosas como son, sin concesiones
de cortesía para nadie. Estamos seguros de que aquellos que están en las
obras lo entenderán.
Para ubicar el registro de bitácora
de obra en el contexto de los procesos constructivos, expondremos el tema
iniciando con un preámbulo que lo vincula al control de las obras El
encuadre de nuestro planteamiento parte de la planeación como principio
obligado de cualquier proyecto. Planeación
La
construcción es una actividad compleja; por consiguiente, para culminar
una obra con éxito requiere una organización profesional en la que deben
concurrir diversas disciplinas, que siga variados procedimientos y
considere múltiples previsiones. Dentro de este conjunto, los factores más
determinantes son la planeación y la supervisión de la ejecución de los
trabajos. En este artículo nos ocuparemos particularmente del segundo de
los factores, el control de la obra, y respecto al primero, nos
limitaremos a mencionar su preeminencia.
Los procesos constructivos deben
ser cuidadosamente planeados, ellos demandan un análisis profundo de los
principales componentes que integran las actividades indispensables para
su realización. Los puntos de partida para este análisis son el proyecto
ejecutivo y las especificaciones de obra, a través de los cuales se podrá
establecer con detalle cada una de las acciones necesarias para concretar
la obra. Estas acciones habrán de planearse considerando todo lo que se
requiere: recursos humanos, materiales, equipo y herramienta, así como
liquidez monetaria para el pago de los trabajos. Todo esto habrá de estar
disponible con oportunidad y suficiencia conforme a una secuencia lógica
que asegure, de la manera más efectiva posible, el cumplimiento de las
expectativas que se establecen cuando, en el origen del proyecto, se
determinan las necesidades básicas, el programa del diseño, un plazo
para su realización, puesto que existe la intención de invertir en un
bien inmueble para determinado fin.
En términos generales, de
acuerdo con lo observado en la práctica, existe gran dificultad para
lograr la planeación mínima requerida para el desarrollo sano de los
procesos constructivos; en la inmensa mayoría de las obras públicas y
privadas, al no resolverse adecuadamente la planeación, se recurre a la
improvisación. Esto lleva a que desde la planeación, deficiente o
incompleta, se inician problemas tales como la falta de coordinación, de
lo que resultan frecuentes olvidos y otros inconvenientes que, conforme
avanzan los trabajos, van conduciendo el proceso por un camino pletórico
de dificultades, incluyendo algunas serias que se van agravando e impiden
que el proceso pueda llevarse a cabo de acuerdo con el presupuesto
original, conforme al programa pactado y cumpliendo con la calidad que se
especificó.
Siempre hay pretextos para
explicar las razones por las cuales no se pudo planear debidamente, a
menudo surgen urgencias que justifican inexorablemente el tener que
sacrificar la terminación de la planeación porque apremia iniciar los
trabajos; en ocasiones, incluso se omite planear debido a circunstancias
de tipo político. También, de acuerdo con la experiencia, resulta que
obras urgentes que se inician como se describe, pocas veces se finalizan
como estaba previsto y acaban por terminarse mucho tiempo después;
entonces, ¿de qué se trata? Quizás lo que sucede es que no se le puede
refutar a un superior jerárquico presionado sin exponerse a la respuesta
que se dispara automá-ticamente: “Si
no eres capaz de hacerlo como te pido, nada más dímelo”;
por consiguiente, se inicia la obra y luego vienen todas las
consecuencias que desencadena el hacerlo sin planeación. Quién sabe
hasta cuándo seguiremos padeciendo esta calamidad.
Es de la mayor importancia tomar
conciencia de que no habrá orden y avance en la construcción hasta que
no se permita iniciar los trabajos mientras no se cuente con una planeación
completa y certificada. Control
de obra
De
ahora en adelante nos concentraremos en el tema del control de las obras,
para el cual también existen condiciones que deben satisfacerse con la
finalidad de lograr que el proceso constructivo se termine sin
contratiempos. Es preciso contar con procedimientos para controlar la
calidad de lo que se ejecuta, el tiempo transcurrido comparado con el
avance de la obra, y el costo erogado cotejado con el costo previsto.
Estos elementos conforman la esencia de la supervisión, entendiendo esta
actividad como la acción de visar los
trabajos y no como la de ver los
trabajos, que es la errónea y difundida definición del vocablo que
infortunadamente tiene validez para muchos de los técnicos de la
construcción. Respecto a esto, conviene recordar la definición: visar
es otorgar el visto bueno, acción muy diferente, más consistente y útil
que solamente ver lo que pasa.
La responsabilidad de la
supervisión es el control de la obra, y para ejercerla es indispensable
contar con parámetros confiables que permitan comparar las previsiones
con lo que se va haciendo. Si se cuenta con una planeación completa y
bien elaborada, al haber manera efectiva de detectar divergencias podrá
corregirse lo que no se cumpla. Los pará-metros a los que nos referimos
corresponden a la planeación de acuerdo con los requerimientos descritos
al inicio de este artículo; se deduce entonces que la supervisión es
posterior a la planeación y depende absolutamente de ésta. Por
consiguiente, la supervisión se verá directamente afectada por las
deficiencias en la planeación; será una consecuencia más provocada al
forzar el inicio de los procesos constructivos saltándose pasos
indispensables para tener posibilidades efectivas de terminar la obra con
éxito.
La supervisión tendrá que
vigilar el proceso de la construcción, ordenando lo conducente para que
éste se mantenga en su rumbo. Habrá también de informar sistemáticamente
y por periodos sobre el resultado de su gestión, reportando el avance de
los trabajos y las incidencias de su desarrollo, para lo cual podrá
implementar todos los procedimientos y registros que considere necesarios,
incluyendo la bitácora de obra como uno de los más necesarios, además
de obligatorio. La
bitácora de obra La
bitácora es un registro que constituye parte inseparable del contrato de
obra; su destino en las obras contratadas a precios unitarios es registrar
los cambios que se efectúen o tengan que efectuarse y que modifiquen las
previsiones contenidas en el programa, las especificaciones, el
presupuesto y el proyecto ejecutivo, que son los anexos técnicos del
contrato y también forman parte inseparable del mismo.
Las obras que se realizan por
otras modalidades de contratación tendrán otras formas de llevar la bitácora,
y de esto nos ocuparemos en un artículo posterior.
Como es sabido, existen obras públicas
y privadas. Las primeras se rigen, a partir del 4 de marzo de 2000, por la
Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las mismas, así como
complemen-tariamente por el Reglamento de dicha ley que pronto entrará en
vigor. Además, los procesos constructivos a cargo de la Federación se
someten a otras legislaciones como son el Código Civil, la Ley de
Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal, el Presupuesto de
Egresos de la Federación y otras muchas que le aplican paralela o
supletoriamente. Las obras privadas, a falta de otra reglamentación,
tienden a regirse también por los principios enunciados en la citada ley
y su reglamento; ahora bien, todas las obras tienen que acatar de manera
obligatoria los reglamentos de construcción municipales y otros específicos
de carácter federal o estatal que aplican en general cuando les son
otorgadas las licencias y permisos correspondientes a la plaza donde se
ejecuta cada obra.
En razón de la importancia de
contar con la bitácora de obra para bien del proceso, recomendamos que en
las obras privadas se formalice su uso por medio de una cláusula del
contrato y, en cuanto a las reglas propias para su utilización, por lo
menos se especifique que se regirán de acuerdo con lo establecido en el
Reglamento de la Ley. La
libreta de bitácora
La
libreta de bitácora es el lugar donde se materializa el registro
denominado bitácora de obra.
Por el significado que tiene para bien del proceso constructivo, no puede
ser cualquier libreta: se necesita una que tenga los atributos
indispensables para cumplir debidamente su función. El costo de la
libreta siempre será insignificante en relación con el servicio que
presta.
Por lo expuesto, las libretas
deberán ser de materiales muy resistentes para que puedan soportar el
trato rudo a que estarán sometidas en las oficinas de las obras. De
preferencia, deberán estar confeccionadas con papel autocopiante para
evitar el uso de hojas de papel carbón, pues con el polvo propio de la
construcción éstas acaban por no permitir copias claras; en otras
palabras, vuelven inútil el registro al no poder contar cada una de las
partes con una hoja legible.
Además, las libretas que se
utilicen habrán de cumplir cuando menos los siguientes requisitos:
Juegos de hojas. Deberán
contar con juegos de tres hojas, foliadas cada una con el mismo folio.
Foliado.
En cada libreta, el foliado debe iniciarse con el folio 01.
Tamaño. Es
recomendable utilizar libretas de 50 folios, las de mayor número de
folios son difíciles de manejar y tienden a desencuadernarse. Sólo tratándose
de obras menores, será aceptable usar libretas de 25 e incluso de 10
juegos de hojas.
Copias. Cada
juego de hojas debe estar integrado por un original adherido firmemente a
la libreta y cuando menos dos copias marcadas y desprendibles, una para el
contratista y la otra para la supervisión. Puede haber más copias sí así
lo requiere alguna de las partes.
Identidad.
Para evitar la necesidad de identificar la libreta e incluso hojas sueltas
de ella, es necesario que la misma cuente –lo mismo que cada una de sus
hojas útiles, originales y copias– con una clave impresa que las
individualice por siempre, es decir, sin necesidad de que en cada hoja
tengan que llenarse espacios destinados a la identificación –anotación
repetitiva de los datos indicativos del contrato al que pertenece la
libreta que acaba por no hacerse–. De la forma propuesta, será
suficiente que dichos datos indicativos se asienten una sola vez en la
hoja inicial de la libreta.
Instructivo. Cada
libreta debe contar con un instructivo de uso, conciso y suficiente, que
abarque la descripción de la mayor parte de las circunstancias que puedan
presentarse durante el desarrollo de la obra.
Hoja de apertura. Después
del instructivo, la libreta debe contar con una hoja de apertura del
registro de bitácora en la que habrán de anotarse los datos indicativos
del contrato y el nombre y cargo de los técnicos que serán los
autorizados para intervenir en ella. El formato considera además un
espacio para anotar la clave de la libreta precedente, en caso de tratarse
de una libreta que continúa el registro después de haberse agotado una
anterior.
Hoja final. Ésta
también tiene en su formato dos funciones; la primera consiste en
transferir el registro de bitácora de una libreta agotada a otra nueva,
proporcionando así continuidad al escribirse en esta libreta la clave de
la que sigue; la segunda se refiere al caso de que durante el uso de esta
libreta se termine la obra y, por consiguiente, sea necesario cerrar el
registro de bitácora, en cuyo caso, además de llenar los datos
requeridos deberán anularse todas las hojas que queden sin utilizar.
Reglamento de la bitácora. Con
la aceptación de las partes, en la libreta inicial se formaliza el
Reglamento de la bitácora. En éste se acuerdan, además de otras
cuestiones, la custodia de las libretas, el horario y el lugar en que
estará disponible la libreta en turno; el plazo que se concede a las
contrapartes para firmar asientos antes de darse por auto-máticamente
aceptados; la aceptación para la intervención de auditores en la libreta
y todo aquello que se refiera a la bitácora y consideren propio
reglamentar.
Reglamento de la obra. Son
múltiples los aspectos que necesitan reglamentarse en una obra; van desde
asuntos relacionados con la seguridad, higiene, preservación del medio
ambiente, hasta lo relativo a reglas que deben observar las visitas,
horarios de trabajo, vigilancia nocturna, realización de trabajos en días
festivos y otras cuestiones que precisan realizarse con un orden
establecido.
Registro de abreviaturas Se
trata de dejar constancia por escrito de todos aquellos nombres extensos a
los que se hace referencia frecuentemente y para los que se utilizarán
abreviaturas con fines prácticos. Se sugiere aprovechar apropiadamente
esta facilidad para evitar textos extensos.
Hoja tipo. Diseñada
para aprovechar al máximo el espacio disponible, cuenta entre otras
virtudes con una cuadrícula tenue que facilita el dibujo de los croquis
explicativos que se acostumbran hacer, y permite además efectuar una
escritura alineada. Por otra parte, la hoja cuenta también con un lugar
destinado a las firmas y otro para indicar el tipo de nota de que se
trata, el número consecutivo que le corresponde y la fecha del asiento;
también existe un lugar para indicar cuándo una nota continúa en la
hoja siguiente o viene desde la anterior.
Como podrá constatar el lector,
la libreta tiene sus cualidades que no permiten ser subsanadas con
cualquier formato. La edición de esta herramienta del control de obra
requiere cuidados especiales y el IMCYC, con el afán de ofrecer un
servicio al medio de la construcción, ha emprendido la producción de
libretas que cumplan todos los requisitos aquí expuestos. Sin pretender
lucrar con su venta, se trata de lograr que se aproveche el beneficio de
contar con un registro formal para bien de los procesos constructivos en
el nivel nacional.
Por lo que se refiere al uso de
la bitácora, existen diversas reglas que deben observarse para su
aprovechamiento integral. A continuación relacionaremos algunas, en el
entendido de que la totalidad de los requisitos podrán encontrarse en los
instructivos de las libretas: Algunas reglas para Incorporaciones.
Cualquier documento puede
incorporarse total o parcialmente al registro de bitácora sin necesidad
de transcribirlo; bastará con abrir un asiento donde se indique que una
minuta de junta de obra, un oficio, una especificación, un instructivo de
instalación de un equipo, una observación de auditoria, un reporte de
laboratorio, etc., se incorporan íntegramente o sus partes tal cual a la
bitácora. A continuación, se obtienen tres copias del documento de que
se trate –las que habrán de antefirmar las partes–, y se engrapan a
la hoja correspondiente de la libreta de manera que tanto el original como
las copias cuenten con un ejemplar adherido; pueden incorporarse incluso
muestras de materiales, aunque no sea posible agregarlas a las hojas, para
lo cual será necesario obtener las muestras susodichas por triplicado,
firmarse de manera indeleble y segura aunque sea con pintura y guardar
cada quien la suya. Este procedimiento garantiza los intereses de las
partes y facilita el manejo de la bitácora.
Secuencia.
Los números y las fechas de los asientos en la bitácora deben
identificarse consecutivamente; hay quienes incluso tienen la buena
costumbre de registrar la hora en la cual se escribió la nota. No es
aceptable alterar estos órdenes: se inicia con el asiento núm. 001 y la
primera fecha no podrá ser anterior a la de la apertura oficial de la bitácora.
Conviene aclarar que, al ser la bitácora parte del contrato, debe abrirse
cuando se firma éste, y no podrá hacerse antes ni después de ese hecho
formalizador.
Costos
y sobrecostos. Casi sin excepción, todas las notas de bitácora
llevan implícito un costo, a favor o en contra de una de las partes que
intervienen en ella; por consiguiente, debe meditarse muy bien lo que se
pretende asentar antes de hacerlo. En otras palabras, la bitácora es un
registro muy serio, su manejo significa una responsabilidad que asumen los
que la operan, quienes deben tener cabal conciencia de lo que ello
significa.
Seguimiento
de asuntos. La mayor parte de los asientos requieren una respuesta o
su continuidad en otros asientos subsiguientes. En ocasiones, hay asuntos
que requieren varios asientos antes de concluirse; por consiguiente, cada
te-ma que se abre con una solicitud o una orden tiene que ser concluido más
adelante en la misma bitá-cora. La experiencia en revisión de bitácoras
nos indica una tendencia muy general de abrir asuntos y omitir sus
conclusiones; es importante erradicar este vicio.
Prohibiciones
y limitaciones. No serán válidas notas con tachaduras, enmendaduras
o escritos adicionales entre líneas o en los márgenes. No se podrán
efectuar asientos a lápiz: se recomienda utilizar bolígrafos de color
azul con la finalidad de identificar el original, lo cual se vuelve difícil
actualmente, por la eficiencia de las copiadoras, cuando todo se escribe y
se firma con tinta negra. Por esta razón, las bitácoras del IMCYC llevarán
impresos en tinta roja las claves y los folios, con lo cual se disiparán
las dudas al respecto.
No se podrán efectuar
anotaciones con fechas anteriores o cambiando el orden de la numeración
de asientos, como ya se dijo antes.
No se sacará la liberta de bitácora
de las oficinas de la obra. Recomendaciones para Es
conveniente escribir previamente, en lugar aparte, las notas que se va a
asentar, así como revisar la redacción para asegurarse de que se está
diciendo lo que se pretende; incluso conviene consultar con un compañero
para ver si entiende lo mismo que se quiere expresar. Si fuese necesario,
se consultará al superior jerárquico antes de efectuar el asiento; también
conviene decir que debe cuidarse la ortografía, pues si se cometen
errores quedará la evidencia de una deficiencia que habla mal de quien la
padece.
Se recomienda llevar un registro
de seguimiento de asientos recibidos o emitidos, en el que se señale el
avance de la gestión hasta que se concluya por medio de una nota que así
lo especifique. Conclusión
De
acuerdo con todo lo dicho, y con muchas otras consideraciones que es
imposible desarrollar en este espacio breve, se puede comprender la
importancia de manejar adecuadamente la bitácora de obra. Esto vale por
igual para los residentes de obra que para los supervisores. Podemos
imaginar lo que puede hacer con la bitácora un residente aprovechado con
un supervisor incapaz o viceversa; el resultado de estas combinaciones
puede significar mucho dinero perdido o ganado para cualquiera de las
partes.
Concluimos que se requiere una
preparación profesional especializada para intervenir en las bitácoras
de obra. Por consiguiente, es indispensable capacitar y actualizar a todos
aquellos que vayan a operar una bitácora. Con este fin, el IMCYC ha
venido impartiendo cursos específicos desde hace algunos años y ofrece
preparar los necesarios para satisfacer la demanda, pudiendo incluso
impartirse la capacitación por encargo. Tales cursos permiten conocer
todos los secretos para un manejo adecuado de las bitácoras y lograr el
aprovechamiento pleno de las posibilidades de control que ofrece este
registro. |
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Instituto Mexicano
del Cemento y del Concreto, A.C. |
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